Celem monitoringu należności jest kontrolowanie na bieżąco terminów płatności, które wynikają z wystawianych faktur VAT. Dzięki niemu minimalizujemy zagrożenie, że pojawią się opóźnienia w płatnościach. Sumienny i regularny monitoring niemalże niweluje ten problem i jest zbawienny dla zaangażowanych przedsiębiorców.
Jak monitorować należności?
Bardzo ważne jest, aby skutecznie monitorować należności w naszej firmie. Każda firma, niezależnie mała czy duża powinna kontrolować płatności (faktur). W skrócie, jest to kontrolowanie bieżących płatności, które są dokonywane w naszej firmie. Polega to na identyfikowaniu faktur VAT oraz sprawdzenie czy termin płatności jeszcze nie minął i przypomnieniu o spłacie należności jeśli jednak już termin został przekroczony. O monitorowaniu należności trzeba pamiętać, zwłaszcza jeśli wystawiamy dużą ilość faktur i dokumentów. Takie monitorowanie płatności może niektórym wydać się bezużyteczne. Jest to jednak świetny sposób jeśli chcemy mieć kontrolę nad tym jakie płatności są dokonywane w naszej firmie. Dodatkowo możemy w ten sposób zlikwidować przyczyny nieterminowych wpłat. Możesz w łatwy sposób zautomatyzować proces monitoringu.
Do monitorowania należności warto skorzystać z profesjonalnego oprogramowania. Jednym z rozwiązań informatycznych jest system vindicat.pl - system do samodzielnej windykacji i monitorowania należności. Jak mówi Pan Bogusław Bieda, prezes zarządu spółki „dzięki systemowi vindicat.pl, każdy przedsiębiorca ma w końcu pełną kontrolę nad płatnościami w swojej firmie.”
Skutki braku kontroli płatności
Bez względu na to jakiej wielkości firmę prowadzimy, monitorowanie płatności jest niezmiernie ważne. Jednym z poważniejszych skutków braku kontroli płatności jest powstanie zatorów płatniczych. Powstają one poprzez faktury niewiadomego pochodzenia lub takie, których termin spłaty już minął lub mija w najbliższym czasie. Bez przypomnienia z naszej strony prawdopodobnie nie doczekamy się zaległej zapłaty co opóźnia nasze zobowiązania finansowe. Dzięki przypominaniu o nadchodzącej spłacie naszym kontrahentom oraz bieżącej kontroli faktur możemy uniknąć takich sytuacji. Kolejną konsekwencją braku kontroli płatności jest utrata płynności finansowej. Notoryczne zatory płatnicze powodują, że powoli tracimy płynność finansową w naszej firmie. Brak tej płynności to coś, czego obawia się każdy przedsiębiorca, gdyż niesie to ze sobą przykre skutki. Stałe monitorowanie płatności zapobiega takim problemom. Ostatnim, lecz nie mniej poważnym skutkiem braku monitoringu płatności jest utrata wizerunku i reputacji naszej firmy. Jeśli klienci będą wypowiadać się o nas jako ,,nierzetelnych” i ,,niegodnych zaufania”, ciężko będzie nam później zmienić złą opinię. Jeśli nie potrafimy kontrolować płatności stawiamy siebie i swoją firmę w złym świetle.
Dlaczego rezygnujemy z monitoringu płatności?
Zwłaszcza małe firma napotykają często problemy techniczne związazne z monitoringiem należności. Nie ma wielu narzędzi na rynku, za pomocą których małe przedsiębiorstwa mogłyby sobie poradzić z kontrolą płatności. Z tego względu, często trzeba robić to ręcznie co jest pracochłonnym zadaniem i wymaga dobrej organizacji. Wiąże się to również z kosztami. W związku z tym, małe firmy rezygnują całkowicie z monitoringu płatności. Warto jednak zainwestować w program do monitorowania płatności, gdyż brak kontroli nad finansami może mieć nieprzyjemne skutki.
Czy monitoring płatności zawsze skutkuje?
Niestety nie w każdej sytuacji regularne monitorowanie płatności przynosi oczekiwane efekty. Problemy mogą się pojawić przede wszystkim na początku prowadzenia monitoringu. Klienci jednak z czasem mogą nauczyć się dyscypliny płatniczej i dokonywać wpłaty już bez żadnych ponagleń. Jeśli jednak monitoring zawiedzie sprawę należy przekazać do windykacji. Pierwszym krokiem jest windykacja polubowna, czyli przypomnienia o spłacie bez udziału sądu. Należy pamiętać jednak, że monitoring należności poprzedza proces windykacji.
Najważniejsze zalety prowadzenia monitoringu należności
- kontrola nad płatnościami i bieżąca identyfikacja kontrahentów
- kształtowanie dyscypliny płatniczej
- utrzymanie porządku w fakturach
- redukcja ukrytych kosztów
- minimalizacja ilości przeterminowanych faktur
- obniżenie kosztów bieżącej obsługi klientów
- poprawienie reputacji firmy
- uzyskanie długofalowej stabilności finansowej dla naszego przedsiębiorstwa
Podsumowanie
Niezależnie czy zdecydujemy się na monitoring klasyczny czy w formie online, warto o nim pamiętać i nie zaniedbywać. Jest to ważne aby utrzymać stabilność finansową, na której tak nam zależy. Monitoring należności jest to dobry krok aby osiągnąć ład i porządek w naszej firmie.
 |
vindicat.pl Artykuł powstał dzięki vindicat.pl - odzyskujemy pieniądze z niezapłaconych faktur: program do windykacji, kancelaria windykacyjna |
