Cyfrowa rewolucja w księgowości dotarła już także do freelancerów i właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG). Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz więcej osób zastanawia się, jak poradzić sobie z nowymi wymogami i jakie narzędzia wybrać, by uprościć rozliczenia. Oto praktyczny przewodnik, który pomoże freelancerom i soloprzedsiębiorcom sprawnie przejść przez proces e-fakturowania.
Kto musi korzystać z e-fakturowania?
KSeF docelowo obejmie wszystkich polskich przedsiębiorców, także samozatrudnionych i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Obowiązek rejestrowania e-faktur B2B dotyczy zarówno podatników VAT, jak i przedsiębiorców zwolnionych z VAT – nawet jeśli wystawiają tylko jedną fakturę miesięcznie. Dotyczy to również popularnych zawodów wolnych, takich jak programiści, graficy, prawnicy czy lekarze.
E-fakturowanie bez działalności gospodarczej
Nie każdy freelancer musi od razu rejestrować firmę. Osoby działające w ramach działalności nierejestrowanej mogą wystawiać rachunki osobom fizycznym do określonego limitu przychodów. Alternatywą są platformy takie jak Useme czy Bizky, które umożliwiają wystawianie faktur VAT bez zakładania działalności gospodarczej – platforma rozlicza podatek i przekazuje PIT-11 na koniec roku, a freelancer otrzymuje wynagrodzenie w ciągu 24 godzin.
Jak wystawiać e-faktury w KSeF?
Dla JDG i mikroprzedsiębiorców Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatne narzędzia, które nie wymagają specjalistycznego oprogramowania. Najważniejsze z nich to:
- Aplikacja Podatnika KSeF – pozwala wystawiać, odbierać i przeglądać faktury elektroniczne, zarządzać uprawnieniami i tokenami, a także sprawdzać status przetwarzania faktur.
- e-mikrofirma – prosta aplikacja dostępna w e-Urzędzie Skarbowym, przeznaczona specjalnie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Umożliwia powiązanie konta z KSeF, wystawianie i odbieranie e-faktur oraz przenoszenie ich do ewidencji VAT bez ręcznego przepisywania danych.
Dostęp do KSeF uzyskuje się przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Można też nadać uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu, które będzie obsługiwać system w imieniu przedsiębiorcy.
Programy do fakturowania dla freelancerów
Na rynku dostępnych jest wiele programów i aplikacji do fakturowania, które integrują się z KSeF. Umożliwiają one:
- generowanie e-faktur zgodnych z wymogami KSeF,
- automatyczne przesyłanie dokumentów do systemu,
- personalizację faktur (logo, kolory, indywidualne pola),
- śledzenie statusu płatności i zarządzanie dokumentacją,
- integrację z innymi aplikacjami (np. do zarządzania projektami czy płatnościami online)7.
Wiele programów oferuje darmowe wersje, co pozwala freelancerom zoptymalizować koszty prowadzenia działalności.
Korzyści z e-fakturowania
- Szybsze płatności – cyfrowe faktury docierają do klienta natychmiast, co skraca cykl płatności i poprawia płynność finansową.
- Automatyzacja i zgodność – faktury trafiają bezpośrednio do KSeF, co minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia zgodność z przepisami.
- Łatwiejsza archiwizacja – dokumenty są przechowywane cyfrowo przez 10 lat, co ułatwia dostęp podczas kontroli i eliminuje ryzyko zagubienia faktur.
- Lepsza kontrola finansów – programy do fakturowania pozwalają na bieżąco monitorować, które faktury zostały opłacone, a które czekają na płatność.
Najlepsze praktyki dla freelancerów i JDG
- Testuj narzędzia – zanim wybierzesz program do fakturowania, sprawdź, czy integruje się z KSeF i czy jest intuicyjny w obsłudze.
- Zadbaj o bezpieczeństwo – korzystaj z oficjalnych aplikacji lub sprawdzonych programów, pamiętaj o regularnych aktualizacjach i silnych hasłach.
- Szkol się i śledź zmiany – Ministerstwo Finansów organizuje bezpłatne webinaria i szkolenia online dla mikroprzedsiębiorców, gdzie można poznać najnowsze zasady e-fakturowania.
- Współpracuj z księgowym – jeśli nie czujesz się pewnie w obsłudze KSeF, możesz nadać uprawnienia swojemu księgowemu lub biuru rachunkowemu, które zajmie się formalnościami.
Podsumowanie
E-fakturowanie to nie tylko obowiązek, ale i szansa na uproszczenie rozliczeń, lepszą kontrolę finansów i szybsze płatności. Freelancerzy oraz właściciele jednoosobowych działalności mają do dyspozycji bezpłatne narzędzia rządowe oraz szeroką gamę programów komercyjnych, które integrują się z KSeF. Warto już dziś przetestować dostępne rozwiązania i przygotować się na cyfrową przyszłość rozliczeń – to inwestycja, która szybko się zwraca w postaci oszczędności czasu, pieniędzy i nerwów.