Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – ważniejszy, niż myślisz

Dlaczego obieg dokumentów w firmie jest tak ważny?

• Efektywność - właściwie zorganizowany obieg dokumentów pomaga w utrzymaniu porządku i struktury w firmie. Wszystkie dokumenty są trzymane w odpowiednich miejscach, a tym samym łatwo dostępne dla osób uprawnionych, czego efektem jest zwiększenie ogólnej efektywności pracy.

• Ścisła kontrola - proces obiegu dokumentów umożliwia kontrolę nad przepływem informacji w firmie. Weryfikacja, zatwierdzanie i ewentualnie podpisywanie dokumentów przez upoważnione do tego osoby gwarantuje, że treści dokumentów są poprawne i zgodne z polityką firmy.

• Odpowiedzialność – odpowiednio zorganizowany obieg dokumentów pomaga przypisać odpowiedzialność za określone zadania lub decyzje. Każdy krok w obiegu dokumentów jest rejestrowany, co ułatwia identyfikację osoby odpowiedzialnej za dany dokument lub jego treść.

• Śledzenie historii - dzięki zapisom poczynionym w systemie obiegu dokumentów możliwe jest śledzenie historii zmian, komentarzy i decyzji dotyczących konkretnego dokumentu. Ma to duże znaczenie, gdyż pozwala na zrozumienie kontekstu i ewolucji pewnych działań czy projektów.

• Redukcja błędów - proces obiegu dokumentów ma na celu redukcję błędów i niedoprecyzowań. Wszystkie osoby zaangażowane w weryfikację lub zatwierdzanie dokumentu mogą wyłapać ewentualne nieścisłości lub błędy, co minimalizuje ryzyko późniejszych problemów.

• Zgodność z regulacjami – ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (czyli tzw. RODO) zawiera przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. Prawidłowy proces obiegu dokumentów pomaga w spełnianiu tych wymogów i minimalizowaniu ryzyka konsekwencji prawnych.

• Współpraca - przejrzysty obieg dokumentów w przedsiębiorstwie ułatwia współpracę między różnymi działami i pracownikami. Dzięki temu pracownicy mają dostęp do potrzebnych im informacji w odpowiednim czasie.

Właściwie zorganizowany obieg dokumentów wpływa na efektywność, precyzję, bezpieczeństwo i współpracę między pracownikami. Pomaga również w spełnianiu wymogów regulacyjnych oraz zapewnianiu lepszej kontroli nad procesami i decyzjami podejmowanymi w organizacji. Jak zatem zorganizować przepływ dokumentów w firmie? Odpowiedzią jest system elektronicznego obiegu dokumentów czyli workflow.

System workflow – skuteczna automatyzacja procesów biznesowych

System workflow (czyli system zarządzania procesami biznesowymi) to narzędzie służące do modelowania, automatyzowania, monitorowania i optymalizacji procesów w firmie. Programy tego typu działają na zasadzie określania sekwencji kroków i decyzji, które są wykonywane w ściśle określonym porządku w ramach danego zadania lub procesu. Funkcjonalność narzędzi takich jak np. Simply Mobile+ może przedstawiać się następująco:

• Projektowanie procesu – program tworzy model procesu, czyli mapę określająca sekwencję kroków, warunki i zachodzące pomiędzy nimi zależności. Może to być graficzny diagram lub opis procesu w formie tekstu. Narzędzia workflow umożliwiają tworzenie tych modeli za pomocą interfejsu graficznego.

• Definiowanie ról i uprawnień – wyznaczony pracownik (bądź właściciel przedsiębiorstwa) wprowadza do systemu dane użytkowników odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych kroków w procesie. Przypisuj on role i uprawnienia do przeglądania, edytowania i zatwierdzania dokumentów lub zadań.

• Automatyzacja - system workflow automatyzuje wykonywanie kroków procesu. To oznacza, że niektóre kroki, takie jak przypomnienia, przekierowania czy akceptacje, mogą być wykonywane automatycznie w zależności od warunków i zdarzeń.

• Wykonanie procesu - kiedy dany proces zostaje uruchomiony (na przykład wniosek o urlop), system workflow prowadzi go przez sekwencję kroków zgodnie z zaprojektowanym modelem. Odpowiedzialne osoby otrzymują powiadomienia o swoich zadaniach.

• Monitorowanie i raportowanie – w trakcie trwania procesu system zbiera dane o przebiegu, czasie wykonywania poszczególnych kroków i ewentualnych opóźnieniach. To pozwala na monitorowanie efektywności procesu i wykrywanie ewentualnych problemów.

• Decyzje i warunki - system workflow może zawierać mechanizmy decyzyjne. To oznacza, że w zależności od pewnych warunków, system może kierować proces w różne gałęzie. Na przykład, jeśli wniosek spełnia pewne kryteria, może być automatycznie zatwierdzony; jeśli nie, może być przekierowany do ręcznej recenzji.

• Kontrola i audyt – systemy workflow często umożliwiają zapisywanie historii działań oraz zmian wprowadzonych w trakcie procesu. To jest istotne z punktu widzenia audytu i analizy, pozwalając na śledzenie, kto, kiedy i dlaczego podjął określone kroki.

• Zakończenie procesu - po zakończeniu wszystkich kroków proces może być zakończony, a odpowiednie dokumenty mogą być automatycznie zarchiwizowane lub przesłane do kolejnego etapu.

Systemy workflow, takie jak Simply Mobile+, usprawniają, przyspieszają i zwiększają kontrolę nad procesami w firmie. Dodatkowo, za sprawą panelu umożliwiającego komunikację pomiędzy użytkownikami, przyczyniają się do poprawy przepływu informacji w danym przedsiębiorstwie. Efekt? Sprawniejsze wykonywanie powierzonych zadań, a tym samym wzrost efektów biznesowych.