Małe i średnie przedsiębiorstwa w wielu przypadkach stają przed trudnym dylematem, związanym z prowadzeniem księgowości. Dotyczy on tego czy lepszym rozwiązaniem jest zatrudnienie jednej osoby na etacie, czy powierzenie prowadzenia rachunków specjalistom z biura. Na szali stawia się kwestie związane z doradztwem, czasem jaki może poświęcić księgowa oraz ryzykiem błędów w księgach i rozliczeniach. Każda opcja ma swoje wady i zalety. Co zatem warto wiedzieć?
Kiedy warto zatrudnić księgową na etacie?
Na takie rozwiązanie decydują się przede wszystkim osoby, dla których niezwykle ważną kwestię jest znajomość pracownika, poczucie odpowiedzialności za finanse firmy oraz możliwość konsultacji w każdym momencie, gdyż księgowa po prostu znajduje się w pokoju obok. Niewątpliwą zaletą zatrudnienia specjalisty na etacie jest to, że będzie on doskonale zaznajomiony z sytuacją w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo, jakie są plany rozwoju itp. Dzięki temu, możliwe będzie szybsze wdrożenie pewnych rozwiązań, bowiem przepływ informacji jest błyskawiczny. Co więcej, pracownik ma łatwiejszy dostęp do wszystkich danych, dlatego też proces związany z rozliczeniem przebiega znacznie szybciej - przynajmniej w teorii.
O jakich wadach tego rozwiązania warto pamiętać? Księgowa działająca samodzielnie może radzić sobie z finansami firmy bez większych problemów, jednak w sytuacji gdy z różnych powodów nie będzie mogła przychodzić do pracy, istnieje spore ryzyko utraty stabilności. Jej obowiązków nie będzie miał kto przejąć, co grozi opóźnieniami, a nawet karami. Jedną z najbardziej istotnych kwestii jest także to, że cała odpowiedzialność za źle prowadzone rachunki spada na przedsiębiorcę, gdyż to on zatrudnia pracownika. Warto też wspomnieć o tym, że koszty zatrudnienia osoby na pełen etat są wysokie.
Kiedy lepiej skorzystać z usług biura księgowego?
Na zewnętrzną księgowość decyduje się coraz więcej firm, przede wszystkim ze względów finansowych. Miesięczne wynagrodzenie dla biura jest znacznie niższe niż suma wszystkich kosztów związanych z zatrudnieniem księgowej. Decydując się na takie rozwiązanie, odpowiedzialność za złe rozliczenie spoczywa na biurze, nie na przedsiębiorcy. Co więcej, tego typu firmy zatrudniają zazwyczaj bardzo doświadczone osoby, na których usługi często nie można byłoby sobie pozwolić, gdyby miały pracować na etacie.
Oczywiście warto wspomnieć także o zagrożeniach. Zewnętrzna księgowa może nie być tak zaangażowana jak etatowy pracownik. Zawsze istnieje ryzyko, że biuro rachunkowe nie będzie wystarczająco dbało o interesy klienta, zaniedbując terminy. Pamiętajmy jednak, że zmianę biura będzie można przeprowadzić szybciej niż zwolnienie pracownika.
Ostatecznie wybór powinien być dopasowany do zakresu czasowego i ilości obowiązków jakie faktycznie są niezbędne do wykonania w danej firmie.
Artykuł powstał dzięki uprzejmości firmy SYGNUM - biuro księgowe Warszawa.