Niszczenie dokumentów niejawnych wymaga od przedsiębiorstwa szczególnego podejścia. Chociaż w RODO nie doszukamy się konkretnych wskazówek, dotyczących technologii, których powinniśmy użyć. To jednak wcale nie oznacza, że niszczenie dokumentów we Wrocławiu i w innych miejscowościach województwa dolnośląskiego możemy przeprowadzić całkowicie dowolnie. Jakimi zasadami warto się wtedy kierować?
Czego wymaga niszczenie dokumentów księgowych i innych akt niejawnych?
Zaawansowana technologia zdecydowanie może się tutaj przydać. Do ciekawych rozwiązań można zaliczyć nowoczesne niszczarki biurowe. Działają cicho, sprawnie, a część z nich radzi sobie nie tylko z papierem, ale też z innymi nośnikami. Dlaczego więc nie pozostać przy tych urządzeniach? Wiele przedsiębiorstw preferuje nieco inny sposób na niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe. Utylizacja z pomocą niszczarki (nawet jeśli jest to nowoczesna maszyna) wiąże się z produkcją ścinków papieru. Chociaż propozycje współczesnych producentów pozwalają na cięcie akt na bardzo wąskie paski, nadal nie jest to najbezpieczniejsze dokumentów.
Niszczenie dokumentów Wrocław - co wybierają klienci?
Podmioty, oczekujące zwiększonej ochrony, wybierają specjalistyczne wsparcie. Eksperci zapewniają szybkie i tanie niszczenie dokumentów. To, co zachęca w największym stopniu to jednak bezpieczeństwo. W przeciwieństwie do niszczarek, maszyny wykorzystywane przez przedsiębiorstwa działające w tej branży, w bardzo wysokim stopniu przetwarzają akta. Nie ma więc mowy o tym, że po zrealizowanej utylizacji ktokolwiek uzyska dostęp do dokumentacji. Żeby zadbać o bezpieczeństwo procesu, nie wystarczy skupić się tylko na wyborze odpowiedniej technologii. Liczy się też, czy niszczenie dokumentacji księgowej i innych akt przeprowadzają doświadczone osoby, doskonale znające obowiązujące przepisy.
Profesjonalne i tanie niszczenie dokumentów zgodne z RODO
Specjaliści, tacy jak np. firma Destroy, troszczą się również o bezpieczeństwo działań, które prowadzą do utylizacji, a więc o sprawny odbiór i transport dokumentacji. W tym celu:
- wykorzystuje się specjalne pojemniki, z których pomocą akta można szybko przenieść do auta;
- samochody wyposaża się w nadajniki GPS, co pozwala śledzić, gdzie aktualnie znajduje się dokumentacja;
- generuje się specjalne potwierdzenia, które są oficjalną dokumentacją z utylizacji.
Część przedsiębiorców preferuje mobilne niszczenie dokumentów w siedzibie klienta.
Podczas takiego procesu pod biuro podstawiany jest specjalny pojazd, wyposażony w urządzenie niszczące. Mobilne niszczenie dokumentów w siedzibie klienta oznacza, że pierwszy etap utylizacji przeprowadzany jest we wcześniej wspomnianym pojeździe, a te działania może obserwować przedstawiciel firmy. Dopiero tak przetworzone akta wędrują dalej, a więc są przewożone do zewnętrznego obiektu, w którym proces zostaje sfinalizowany.