Archiwizacja danych staje się coraz istotniejszym i zarazem trudniejszym zadaniem. Wynika to z wysoce dynamicznego przyrostu informacji, które przedsiębiorstwa muszą składować. Jeśli chcemy, aby nasza firma funkcjonowała prawidłowo, musimy zadbać o poprawne archiwizowanie plików i dokumentów kadrowych i księgowych. Archiwizacja polega na przenoszeniu dokumentów do pamięci masowej lub archiwum, aby zapewnić ich długotrwałe przechowywanie.
Każda firma generuje w ramach swojej działalności duże ilości dokumentów w formie elektronicznej i papierowej. Dlatego też tak ważne jest ich systematyczne archiwizowanie. Proces ten musi przebiegać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, takimi jak między innymi europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO. Wiele przedsiębiorców decyduje się skorzystać z usług doświadczonych firm takich jak na przykład Ekoakta. Z pomocą profesjonalistów zyskamy pewność, że nasze dokumenty zostały właściwie zarchiwizowanie.
Z jakich etapów składa się proces archiwizacji dokumentów?
Archiwizowanie dokumentacji na własną rękę jest stosunkowo czasochłonnym zadaniem. Z uwagi na zmieniające się przepisy prawne, nasi pracownicy muszą poświęcić sporo czasu na zapoznanie się z obowiązującymi ustawami i rozporządzeniami, które dotyczą przechowywania danych. Znacznie rozsądniejszym rozwiązaniem jest zdanie się na usługi profesjonalistów. W ten sposób bez niepotrzebnych nakładów możemy zapewnić, że w naszej firmie będzie obowiązywał jednolity standard polityki bezpieczeństwa informacji, który jest w pełni zgodny ze standardem ISO 27001. Optymalny proces archiwizacji dokumentów składa się z 8 etapów:
- Kwalifikacja akt,
- Opracowanie dokumentacji,
- Porządkowanie,
- Oznaczenie akt,
- Archiwizacja,
- Brakowanie akt,
- Niszczenie akt,
- Nadanie topografii
Na samym początku należy zakwalifikować akta do odpowiedniej kategorii — A lub B. Następnie przyporządkowujemy je do określonej grupy rzeczowej. Kolejnym krokiem jest ich uporządkowanie. Chodzi mianowicie o uformowanie używanych jednostek (teczek, segregatorów lub pudełek) w sposób tematyczny i chronologiczny. Na wierzchniej stronie trzeba umieścić odpowiednie informacje, które pozwolą na łatwą identyfikację — znak i tytuł akt oraz nazwa instytucji i komórki. Możemy ewentualnie odtworzyć tytuł teczek w sposób zgodny z ich zawartością. Dopiero teraz możemy dokonać właściwej archiwizacji dokumentów kat. B, czyli nadania terminu ich przechowywania. Potem należy je spakować do specjalnych pudeł archiwizacyjnych. Wszelkie akta kategorii B, których okres składowania upłynął, należy usunąć z zasobu archiwalnego. Jest to tak zwany proces brakowania dokumentów. Po ich wybrakowaniu pozostaje zniszczyć je zgodnie z normą DIN 66399. Ostatnim krokiem jest nadanie odpowiedniej topografii dokumentacji w archiwum. Doświadczone firmy oferujące tego typu usługi przekazują swoim klientom wszelkie informacje konieczne do efektywnego korzystania z uporządkowanych akt.
Jak wygląda archiwizacja dokumentów kadrowych?
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do archiwizacji danych i dokumentów kadrowych. Chodzi o dokumentację dotyczącą spraw powiązanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych wszystkich pracowników. Muszą być przechowywane w warunkach niegrożących całkowitym zniszczeniem albo przynajmniej częściowym uszkodzeniem. Są to między innymi karty wynagrodzeń, ewidencji czasu pracy, listy płac oraz karty wszelkich wypłacanych świadczeń. Na podstawie takiej dokumentacji ustalany jest wymiar renty lub emerytury. Z tego powodu muszą być składowane przez 50 lat od momentu, gdy dany pracownik zakończy pracę u danego przedsiębiorcy. W przypadku dokumentacji mającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, okres archiwizacji jest o wiele krótszy. Listy obecności są przechowywane przez zaledwie 2 lata, a dokumenty opisujące choroby zawodowe i wypadki przez 10 lat. Z kolei dokumentacja BHP — dokumenty wypadków inwalidzkich — pracodawca musi archiwizować przez 25 lat.
Proces archiwizacji dokumentacji księgowej
Każda firma ma obowiązek archiwizować wszelką dokumentację związaną ze swoją działalnością. Zgodnie z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej, chodzi przede wszystkim o dane i pliki księgowe. Należy je składować przez cały rok obrotowy i dopiero po jego upływie można je zarchiwizować. Cały ten proces należy wykonywać prawidłowo, na wypadek kontroli ze strony Urzędu Skarbowego. Wszelkie nieścisłości mogą doprowadzić do konsekwencji karnoskarbowych. Gdy mowa o archiwizacji danych księgowych, chodzi mianowicie o:
- sprawozdania finansowe,
- rejestry VAT,
- ewidencje środków trwałych,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- ewidencje wyposażenia,
- księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi (wszelkie noty i faktury).
Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w taki sposób, aby organy kontrolne miały do nich łatwy dostęp. Warto zadbać również o efektywny sposób grupowania dokumentacji oraz właściwe zabezpieczenie pomieszczenia archiwum przed wstępem osób nieuprawnionych. W razie jakiejkolwiek zmiany miejsca składowania akt, firma zobowiązana jest do poinformowania o tym odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego. Płatnicy VAT mają również obowiązek archiwizacji wszelkich faktur i przechowywania ich przez co najmniej 5 lat. Okres ten jest liczony od końca roku obrotowego, w którym konieczne było uiszczenie podatku. Faktury te należy także właściwie segregować, biorąc pod uwagę okres rozliczeniowy.
RODO nałożyło dodatkowe obowiązki na administratorów oraz wszelkie podmioty zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych. Muszą zagwarantować pełne bezpieczeństwo przetwarzanych przez nich informacji oraz zadbać o specjalne prawa właścicieli tych danych osobowych. Chodzi między innymi o tak zwane prawo do zapomnienia. Wejście w życie tych przepisów skomplikowało życie wielu pracodawców. Efektywnym sposobem na zapewnienie poprawnego przebiegu archiwizacji dokumentów zgodnie z rozporządzeniem RODO jest zlecenie tego zadania zewnętrznemu podmiotowi, który ma dużo doświadczenia w tej dziedzinie.
