Nieuporządkowane biurko oraz stos artykułów biurowych na regałach utrudnia pracę i sprawia negatywne wrażenie u klientów i innych gości. Bałagan w pracy może rozpraszać uwagę, a tym samym zmniejszać efektywność pracy. Dlatego warto zadbać o odpowiednie uporządkowanie artykułów biurowych zarówno w miejscu ich magazynowania, jak i na swoim biurku.

 

 

Przyczyną bałaganu na biurku zazwyczaj jest to, że pracownik ma tam zbyt dużo rzeczy. Warto przejrzeć wszystkie szpargały i pozbyć się tych niepotrzebnych, a te naprawdę potrzebne posegregować. Można również zagospodarować odpowiednie schowki na artykuły biurowe, np. w szufladzie. W miejscu magazynowania artykułów biurowych przydadzą się pudełka i samoprzylepne etykiety z nazwą przechowywanych w nich przedmiotów.

Polityka czystego biurka

Zasada czystego biurka jest niezwykle ważna, zwłaszcza w zawodach, w których kontakt z klientem i budowanie renomy są istotne. Jako przykład można wskazać na zawody prawnicze i doradcze. Polityka czystego biurka ma również istotne znaczenie dla polityki poufności i ochrony danych osobowych. Jedną z zasad, których powinien przestrzegać pracownik jest niepozostawianie na biurku dokumentów, które zawierają dane osobowe lub dane przedsiębiorstwa objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. W przeciwnym razie mogą wpaść w niepowołane ręce, np. być znalezione przez osobę sprzątającą.

 

Łatwiej zarządzać uporządkowanym zasobem

Mniej więcej raz na trzy miesiące, a w większych firmach częściej, jeden z pracowników wykonuje spis artykułów biurowych, które wymagają zakupu. W tym celu może zbadać stan magazynowanych artykułów biurowych, albo wysłać zapytania bezpośrednio do współpracowników, którzy wskazują, co konkretnie jest potrzebne. Bardzo trudno ocenić, co jest potrzebne, jeżeli zasoby artykułów biurowych są nieuporządkowane.

 

Podział artykułów na kategorie

Dlatego warto kategoryzować artykuły biurowe i przechowywać je w osobnych pudełkach, np. spinacze, zszywki, klipsy biurowe, zszywacze, długopisy, zakreślacze, karteczki samoprzylepne, teczki papierowe i tak dalej. Kategorie artykułów biurowych powinny być dostosowane do potrzeb danego biura. Bałagan może spowodować, że zostanie kupionych więcej artykułów niż jest to konieczne, albo w pewnym momencie okaże się, że pracownik o czymś zapomniał. Każda z sytuacji powoduje zwiększenie kosztów.

 

Jak uporządkować drobne artykuły biurowe?

Do uporządkowania drobnych przyrządów i artykułów biurowych na biurku pracownika przydadzą się organizery i pudełka z przegródkami. Można podstawić je na biurku, albo schować do szuflady. Nie warto chomikować artykułów biurowych – zasoby powinny być dostępne dla wszystkich pracowników w równym stopniu, a im więcej rzeczy na biurku i w szufladzie, tym trudniej o porządek w miejscu pracy.

Pomijając kwestie związane z pozytywnym wpływem uporządkowanego biurka na pracę i wrażenia ze strony klientów, współpracowników i przełożonego należy wskazać, że utrzymywanie porządku na stanowisku pracy należy do podstawowych obowiązków pracownika.

Artykuł napisany przez właściciela sklepu inkhouse.pl.